Serienübernahme

Über die Serienübernahme können mehrere Aufträge in einem Rutsch aus TARIS Dispatch in das Abrechungsmodul übernommen werden.

Das Fenster ist in 3 Bereiche aufgeteilt:

  • Filteroptionen - hier können die verfügbaren und zu übernommenen Aufträge gefiltert werden
  • Änderungen durchführen - hier finden Sie alle Daten, die Sie für die Übernahme der Aufträge ändern können
  • Verfügbare Aufträge - alle anhand der Filteroptionen gefundenen Aufträge

Filteroptionen

In diesem Bereich werden alle Filteroptionen aufgelistet, nach denen die Aufträge aus TARIS Dispatch gefiltert werden können.

Legen Sie einfach die gewünschten Filteroptionen fest und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den Button "Suchen" am Ende der Liste. Alle Aufträge, auf die die gewählten Filteroptionen zutreffen werden jetzt in der Liste "Verfügbare Aufträge" angezeigt.

Änderungen durchführen

Allen gefilterten Aufträgen werden automatisch Kunden (anhand des ausgewählten Kontaktes und Mandanten im Auftrag) bzw. Artikel (wenn in den Grundeinstellungen ein Standardartikel hinterlegt wurde) zugewiesen. Je nach Situation möchten Sie diese Daten ggf. ändern (z. B. wenn ein Kunde Sonderpreise erhält), können Sie hier die entsprechenden zu ändernden Daten ausfüllen.

Wählen Sie im Anschluss die Fahrten aus der Liste der "Verfügbaren Aufträge" aus, für welche diese Änderungen durchgeführt werden sollen, indem Sie die Checkbox vor den jeweiligen Aufträgen aktivieren. Über einen Klick auf den Button "Datensätze ändern" werden die gewünschten Änderungen durchgeführt.

Feld Beschreibung
Kunden

Wählen Sie hier den Kunden / die Kunden aus, der / die Rechnungsempfänger*in für diese Aufträge sein soll. Über das "+" kann direkt auf die Kundenstammdaten zugegriffen und bei Bedarf auch ein neuer Kunde / eine neue Kundin angelegt werden.

Es werden nur Stammdaten angezeigt, die auch dem ausgewählten Mandanten zugewiesen sind.

Belegadresse Sind in den Kundenstammdaten abweichende Belegadressen hinterlegt, können diese hier ausgewählt werden. Hierfür muss unter "Kunden" eine Auswahl getroffen worden sein.
Artikel Hier kann ein Artikel ausgewählt werden, der als Leistung für den Auftrag verwendet werden soll. Wurde unter "Kunden" eine Auswahl getroffen, werden hier auch kundenspezfische Artikel angezeigt.
Mandant Welcher Mandant schreibt die Rechnung?
nur leere Datensätze füllen Ist diese Option gewählt werden beim Klick auf "Datensätze ändern" die Aufträge nur aufgefüllt - z. B. nur dann ein Kunde eingetragen, wenn dieser zuvor noch nicht zugewiesen wurde.
alle Datensätze ändern Ist diese Option aktiv, werden auch bereits zugewiesene Daten (z. B. Kunden oder Artikel) mit den ausgewählten Daten überschrieben.
Belegart Hier können Sie die Belegart wählen, als welche die Fahraufträge in die Erfassung übernommen werden sollen (z. B. wenn Sie für einen Fahrgast 20 Fahrten gebucht haben und für diese eine Auftragsbestätigung schreiben möchten).

Verfügbare Aufträge

In dieser Liste werden alle gefilterten Aufträge angezeigt. Zusätzlich zu den Informationen im Auftrag aus TARIS Dispatch werden Ihnen hier auch die Abrechnungsspezifischen Informationen (wie z. B. der Kunde / die Kunden, für den / die dieser Auftrag abgerechnet wird oder der Artikel, der als Leistung übernommen wird...) in der Liste angezeigt.

Um Aufträge in die Abrechnung zu übernehmen wählen Sie die zu übernehmenden Aufträge aus, indem Sie bei der Checkbox ganz links den Hanken setzen. Im Anschluss können die ausgewählte Aufträge über einen Klick auf den Button "Aufträge übernehmen" in die Abrechnung übertragen. Für jeden Auftrag wird jetzt eine Erfassung erstellt und kann dann unter Stammdaten -> Erfassungen eingesehen und ggf. auch noch bearbeitet werden.

Jeder Auftrag erhält dabei den unter Belegart ausgewählten Status (Angebot, Rechnung...).

Über die Checkbox in der Überschriftenzeile können alle gefilterten Aufträge in einem Rutsch markiert werden.
Wenn Sie die gefilterten Aufträge nur als abgerechnet markieren wollen - z. B. wenn Sie eine Sammelerfassung für mehrere Fahrten gemacht haben - und diese Fahrten nicht mehr als nicht abgerechnete Fahrten in den Statistiken auftauchen sollen - können Sie die ausgewählten Aufträge statt zu übernehmen über den Button "Aufträge auf abgerechnet setzen auch mit dem "Rechnung"-Status versehen, ohne diese in die Erfassungen zu übernehmen.

Über diese Combobox wird festgelegt, ob:

  • für die ausgewählten Fahraufträge jeweils eine Erfassung erstellt wird
  • für alle Fahraufträge nur eine einzige Erfassung erstellt wird - in diesem Fall wird die Anzahl der Ausgewählten Aufträge in das Feld 'Anzahl' des Artikels eingetragen
  • für alle Fahraufträge eine Erfassung erstellt wird (siehe vorigen Punkt) und zusätzlich der Textkörper des Artikels um das Datum der Fahraufträge ergänzt wird (z. B. '25.01.2024, 26.01.2024').
    Enthält der Artikeltext den Platzhalter '<INVOICE_POSITION_JOB_DATES>' wird die Datumsliste an dieser Stelle platziert. Enhält der Artikeltext keinen Platzhalter wird die Datumsliste einfach ans Ende des Artikeltextes eingefügt.

    • Wenn für mehrere Fahraufträge nur eine Erfassung erstellt werden soll ist für die Erfassung selbst nur der erste Fahrauftrag relevant (z. B. für Platzhalter im Artikeltext oder Kilometer). Dieser Fahrauftrag wird dann auch mit der Erfassung verknüpft.

    Alle anderen ausgewählten Fahraufträge werden im Anschluss an die Übernahme auf abgerechnet gesetzt - diese sind allerdings nicht explizit mit der Auftragserfassung verbunden.

    Weiterführende Informationen

    Informationen zur allgemeinen Bedienung von TARIS finden Sie unter "Allgemeine Bedieninformationen".

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