Auftragserfassung

Hier erfassen Sie die einzelnen Verordnungen - sei es für eine Einzel- oder eine Serienfahrt - und legen für diese gleichzeitig entsprechende Vorlagen an.

Das Erfassungsfenster ist dabei in 2 Bereiche aufgeteilt:

  • Die Abrechnungsseite - hier tragen Sie alle abrechnungsspezifischen Daten ein.
  • Die Auftragsseite - wird ein Auftrag aus TARIS Dispatch heraus abgerechnet, wird dieser hier angezeigt.
Der Trennstrich zwischen der Auftrags- und der Abrechnungsseite trennt die beiden nicht nur optisch. Wenn Sie wünschen, können Sie diesen nach links bzw. rechts schieben, um die Abrechnungs- bzw. die Auftragsseite zu vergrößern. Führen Sie hierfür einfach Ihre Maus über den Trennstrich und halten die Maustaste gedrückt. Indem Sie ihre Maus nach rechts bzw. links schieben, können Sie die Größe der beiden Bereiche anpassen.

Auf der Auftragsseite sind die einzelnen Erfassungsparameter / -daten in Gruppen zusammengefasst, die die Übersicht erleichtern.

Gruppe Inhalt
Auftragsdaten Hier werden die allgemeinen Daten wie beispielsweise der bzw. die Patient*in, Krankenkasse, oder ob es sich um einen Privatfahrt handelt erfasst.
Parameter Die spezifischen Parameter für diese Erfassung. Soll eine Einzelrechnung gedruckt werden, oder die Eigenanteilsrechnung an eine abweichende Adresse geschickt werden?
Verordnungsdaten Wer hat die Verordnung ausgestellt? Wann wurde sie ausgestellt?...
Leistung Wann wurde die Leistung erbracht? Von wo nach wo wurde gefahren?...
Abrechnungsdaten Dieser Bereich enthält alle abrechnungsspezfischen Daten. Welche Fahrtstrecke wurde zurückgelegt? Welcher Tarif findet hier Anwendung?...
Statistische Daten / Unternehmerabrechnung Hier finden Sie alle statistischen Daten (z. B. welches KFZ hat die Fahrt durchgeführt) sowie die spezifischen Daten zur Unternehmerabrechnung (z. B. der Provisionsschlüssel).
Interne Bemerkung Eine interne Bemerkung für diese Erfassung.
Dokumentenverwaltung Alle Dokumente, die Sie der Erfassung hinzugefügt haben (z. B. die Verordnung, wenn diese eingescannt wurde).
Über den kleine Pfeil vor den Überschriften können Sie die einzelnen Gruppen ein- oder ausblenden.

Auftragsdaten

Die Auftragsdaten enthalten die allgemeinen Abrechnungsdaten, für diese Erfassung:

Element Beschreibung
Mandant Welcher Mandant rechnet diese Verordnung / Fahrt ab?
Patient Wer wurde transportiert?
Patientenvorlage Wählen Sie hier die Vorlage aus, die für diese Verordnung Anwendung findet. Existiert noch eine Vorlage, wählen Sie "-- Keine oder Neue --" aus. TARIS Krankenfahrten legt dann automatisch eine neue Vorlage an.
Bezeichnung neue Vorlage Geben Sie hier einen Namen für eine neue Vorlage ein. Haben Sie eine existierende Vorlage ausgewählt, wird hier der Name der ausgewählten Vorlage angezeigt und kann auf Wunsch von Ihnen geändert werden.
Vom Druck ausschließen? Ist dieser Parameter gesetzt, wird die Erfassung beim Belegdruck (Rechnung, Gutschrift...) nicht angezeigt.
Patientenbemerkung Die interne Notiz aus den Patientenstammdaten. Hat die Notiz mehr als eine Zeile, kann über die Plus-Button die gesamte Notiz angezeigt werden.
Privatrechnung

Handelt es sich um eine Privatrechnung - wird die Rechnung, Gutschrift... also den an den bzw. die Patienten geschrieben? Ist der Haken hier nicht gesetzt, wird die Rechnung automatisch an die Krankenkasse geschrieben.

Wird hier der Haken gesetzt, wird automatisch der Haken bei "DTA-Abrechnung" sowie bei "EA-Berechnen" entfernt und beide Parameter deaktiviert.
Rückfahrtvorlage anlegen? Dieser Parameter wird nur angezeigt, wenn bei Patientenvorlage "-- Keine oder Neue --" ausgewählt ist. Beim Speichern der Erfassung wird von TARIS Krankenfahrten automatisch eine Vorlage für die Rückfahrt (also mit getauschter Fahrtstrecke) angelegt.
Belegart Um was für einen Beleg handelt es sich? Eine Rechnung? Eine Gutschrift? Standardmäßig ist hier immmer "Rechnung" ausgewählt.
Krankenkasse An welche Krankenkasse wird soll die Rechnung geschrieben werden. Bei Auswahl des Patienten / der Patientin wird hier automatisch die Krankenkasse aus den Patientenstammdaten eingetragen. Diese kann von Ihnen problemlos geändert werden, wenn die Rechnung z. B. an eine Berufsgenossenschaft gehen soll. Wählen Sie die Kasse entweder über den Plus-Button aus oder tragen in das Suchfeld die IK-Nummer bzw. das Suchwort der gewünschten Krankenkasse ein.
Befreiung Ist der Patient bzw. die Patientin befreit, wählen Sie hier die entsprechende Befreiung aus. Ist eine Befreiung ausgewählt, kann diese über einen Klick auf den Plus-Button bearbeitet werden. Um eine neue Befreiung anzulegen wählen SIe aus der Liste "-- Keine oder Neue --" und klicken auf den Plus-Button.
Button "Verordnung"

Über diesen Button öffnet sich das Verordnungsfenster.

Parameter

In der Erfassung können die folgenden Parameter gesetzt werden:

Parameter Beschreibung
DTA-Abrechnung Soll die Erfassung via DTA abgerechnet werden (egal, ob diese direkt an die Krankenkasse via DTA geschickt wird, oder über Umwege via RZH oder Opta data), muss dieser Parameter gesetzt werden.
EA-RG drucken? Setzen Sie hier den Haken, wenn für die Erfassung eine Eigenanteilsrechnung geschrieben werden soll.
Einzelrechnung drucken? Ist dieser Haken gesetzt, wird für alle Erfassungen dieses Patienten bzw. dieser Patientin eine eigene Rechnung an die Krankenkasse gedruckt und bei Bedarf auch via DTA versendet.
Fahrtnachweis drucken Setzen Sie diesen Parameter, wenn Sie später eine Fahrtnachweisliste (siehe auch Fahrtnachweise drucken) ausdrucken möchten.
Abweichende RG-Adresse Soll die Rechnung nicht direkt an den Patienten bzw. die Patientin geschickt werden, kann hier eine abweichende Adresse hinterlegt werden, an die der Beleg dann geschickt wird (z. B. wenn der Beleg an eine*n Betreuer*in geschickt werden soll).

Verordnungsdaten

Tragen Sie hier die Daten der Verordnung ein, die nicht Teil der Leistung oder Abrechnung sind.

Parameter Beschreibung
Verordnungsdatum Wann wurde die Verordnung ausgestellt?
Verordnungsnummer Beim DTA-Versand muss diese Nummer pro Verordnung und pro Rechnung eindeutig sein. Theoretisch könnten Sie also bei jeder Rechnung wieder mit 1 starten. Der Einfachheit halber empfehlen wir aber mit fortlaufenden Nummern zu arbeiten. Klicken Sie für eine neue Nummer einfach auf das "Plus" hinter dem Eingabefeld.
Arzt

Wählen Sie hier den Arzt, die Ärztin, die die Verordnung unterschrieben hat. Sobald die Stammdate ausgewählt wurde, ergänzt TARIS automatisch die Zieladresse (ziehe Leistung) mit der Adresse des Arztes / der Ärztin.

TARIS fordert hier - unabhängig davon, ob es sich um eine DTA-Abrechnung handelt oder nicht - einen Arzt, damit ein Wechsel von einer Nicht-DTA-Abrechnung zu einer DTA-Abrechnung schnell von Statten gehen kann. Wenn kein Arzt bzw. keine Ärztin auf der Verordnung vermerkt ist, legen Sie am Besten eine Dummystammdaten mit Arztnummer und Betriebsstättennummer jeweils 999999999 an und wählen diese hier aus.
Genehmigung Existiert eine Genehmigung zu dieser Fahrt, wählen Sie diese hier einfach aus. Wurde eine Genehmigung ausgewählt, kann über den Plus-Button die Genehmigung bearbeitet werden. Sollte die Genehmigung noch nicht angelegt worden sein, wählen Sie "-- Keine oder Neue --" und klicken auf das Plus.

Leistung

Erfassen Sie hier die eigentlichen Informationen zur Fahrt.

Parameter Beschreibung
Leistungsdatum Wann wurde die Fahrt durchgeführt?
Hin- und Rückfahrt anlegen? Dieser Parameter ist nur sichtbar, wenn eine neue Erfassung angelegt wird. Ist der Parameter aktiviert, wird beim Speichern der Erfassung gleichzeitig auch eine Rückfahrt mit gedrehter Fahrtstrecke angelegt.
Button "Serienerfassung" Dieser Button ist nur bei einer neuen Erfassung sichtbar. Klicken Sie den Button an, wenn Sie mehr als ein Leistungsdatum erfassen möchten. Um mehrere Datumsbereiche auszuwählen können Sie einfach - wie in Windows üblich - mit gedrückter STRG-Taste mehr als ein Datum auswählen und anschließend die Serie über einen Klick auf den entsprechenden Button übernehmen.
Fahrtstrecke

Von wo nach wo wurde die Fahrt durchgeführt? TARIS fordert hier die Eingabe von Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Länderkennzeichen. Wenn Sie hier keine in der Datenbank existierende Adresse auswählen, wird TARIS diese Adresse automatisch in der Datenbank anlegen.

Über die Buttons rechts neben der Fahrtstrecke können Sie diese tauschen (oberer Button) oder die gefahrene Strecke berechnen (unterer Button).

Beim Klick auf den Button berechnet TARIS die kürzeste Strecke (wie von den Kassen im Normalfall gefordert) auf Basis des Kartenmaterials von BING.

Viele Kartenmodule (wie z. B. Google) bieten die die Option auf ihrer Webseite nicht mehr an und geben einfach die ihrer Meinung nach sinnvollste Strecke aus.

In diesem Fall kann es zu Abweichnungen in der berechneten Strecke kommen. Wenn von Ihnen die über einen anderen Anbieter errechnete Strecke bevorzugt wird, tragen Sie die Kilometer einfach von Hand ein. TARIS speichert diese Kilometer dann in der Vorlage ab und sie können bei der nächsten Erfassung direkt hierauf zugreifen.

Streckenzusatz Gab es irgendwelche Besonderheiten während der Fahrt? Mussten Sie ggf. einen Umweg fahren, weil eine Straße gesperrt war?

Abrechnungsdaten

Dieser Bereich enthält alle Daten, die für die eigentliche Abrechnung wichtig ist.

Element Beschreibung
Tarif

Welcher Tarif soll für diese Fahrt angewendet werden? TARIS zeigt Ihnen hier nur die Tarife an, die für diese Erfassung (also Krankenkasse, Fahrttag, Unternehmer...) gültig sind.

Steuerschlüssel Der Steuerschlüssel, der für diese Erfassung Anwendung findet. Standarmäßig wird hier der Steuerschlüssel aus der Tarifstammdate ausgewählt.
Ausprägung

Wählen Sie die Ausprägung aus, die für diese Verordnung gilt. Es werden hier nur die Verordnungen angezeigt, die beim ausgewählten Tarif hinterlegt sind.

Wurde eine Verordnung gescannt / übernommen, wird hier die in der Verordnung hinterlegte Ausprägung ausgewählt. Vorausgesetzt, dies wurde in den Grundeinstellunge (siehe Einstellungen Verordnung) festgelegt.
Verfügbare Zuschläge Hier werden alle Zuschläge angezeigt, die im TARIF hinterlegt sind. Ist einer der Tarife standardmäßig aktiv, wird dieser hier ebenfalls aktiviert. Ebenso, wenn einer der Zuschläge mit einer Option gekoppelt ist und diese Option im Patienten / der Patientin oder im Auftrag gesetzt ist.
Preiseingabe Sind im Tarif variable Einzelpreise hinterlegt, kann der Preis hier erfasst werden.
EA berechnen? Soll der Eigenanteil von TARIS anhand der gesetztlichen Vorgaben automatisch berechnet werden?
Eigenanteil Tragen Sie hier den Eigenanteil ein, der vom Patienten / der Patientin gezahlt werden muss.
Pauschalfahrt Handelt es sich um eine Pauschalfahrt (siehe auch Stammdaten -> Tarife -> Tariftypen -> Fester Betrag/Grundpreis)?
Abzurechnende Kilometer Tragen Sie hier die gefahrenen Kilometer ein.
Leer-/Anfahrts-KM Tragen Sie hier die Anfahrtskilometer ein. Dies ist nur notwendig, wenn Sie diese auch bezahlt bekommen. Über den Button können Sie die Anfahrtskilometer (vom 'Sitz des Mandanten' zur Abfahrtadresse) berechnen.
Wartezeit Tragen Sie hier die Wartezeit in Minuten ein. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nur dann eine Wartezeit eintragen, wenn Sie diese auch bezahlt bekommen (siehe auch Stammdaten -> Tarife -> Tariftypen -> Fester Betrag/Grundpreis).
Errechneter Preis Der errechnete Preis lt. ausgewählten Tarif. Über den Button zeit TARIS Ihnen an, wie der Preis errechnet wurde.

Dieser Bereich enthält alle statistichen Daten, sowie die Unternehmerabrechnung wichtigen Daten.

Element Beschreibung
Unternehmer

Von welchem Unternehmen wurde die Fahrt durchgeführt? Bei ausgewähltem Auftrag wird hier das Unternehmen vorausgewählt, dem das KFZ gehört.

KFZ

Mit welchem KFZ wurde die Fahrt durchgeführt? Bei ausgewählte Auftrag wird hier das KFZ ausgewählt, dass im Auftrag hinterlegt ist.

Fahrer

Welche*r Fahrer*in hat die Fahrt durchgeführt? Bei ausgewähltem Auftrag wird diese*r hier automatisch eingetragen.

Provisionsschlüssel

Welcher Provisionsschlüssel soll für diese Erfassung angewendet werden?

Abgerechnet in Erfassung

Die ID der Erfassung aus der Unternehmerabrechnung, in der diese Fahrt abgerechnet wurde.

Beifahrer

Welche*r Beifahrer*in hat die Fahrt mit durchgeführt?

Eine interne Bemerkung für diese Erfassung. Diese wird nur in dieser Maske angezeigt und nicht z. B. auf einer Rechnung gedruckt.

Dokumentenverwaltung

Hier können Sie Dokumente zur Erfassung hinterlegen (siehe auch Dokumentenverwaltung).

Diese Seite wird nur dann angezeigt, wenn TARIS Dispatch bei Ihnen auch freigeschaltet ist. Ist dies der Fall, können Sie über den Plus-Button oben die aus TARIS Dispatch gewohnte Auftragsmaske aufrufen und dort den abzurechnenden Auftrag auswählen (entweder per Doppelklick oder über den Button übernehmen).

Wird hier ein Auftrag angezeigt, kann dieser über den Plus-Button direkt bearbeitet werden. Über den Papierkorb-Button kann die Verknüpfung mit diesem Auftrag gelöscht werden.

Wird ein Auftrag ausgewählt, führt TARIS Krankenfahrten im Hintergrund mehrere Schritte aus, die eine Erfassung beschleunigen:

Wurde kein Patient ausgewählt?
  • Wurde ein Patient ausgewählt, prüft TARIS anhand der gefahrenen Adresse, ob bereits eine Vorlage existiert und wählt diese aus. Es werden keine weiteren Auftragsspezifischen Daten übernommen.
  • Wurde kein*e Patient*in ausgewählt, prüft TARIS anhand des Kontaktes, ob ein entsprechende*r Patient*in bereits angelegt ist. Ist dies der Fall, wird der bzw. die Patient*in direkt ausgewählt und TARIS prüft anhand der gefahrenen Adressen, ob bereits eine Vorlage existiert. Existiert eine Vorlage, wird diese automatisch ausgewählt und es werden keine auftragsspezifischen Daten mehr übernommen.
  • War noch kein*e Patient*in, speichert TARIS Krankenfahrten den Kontakt. Klicken Sie jetzt auf das Plus hinter "Patient" und legen einen neuen Patienten / eine neue Patientin an, wird der Kontakt aus dem Auftrag automatisch als Adresse ausgewählt.
Existiert keine Auftragsvorlage?

Wenn keine Auftragsvorlage ausgewählt wurde oder der Patient bzw. die Patientin manuell ausgewählt oder neu angelegt wurde ein neuer Patient, füllt TARIS Krankenfahrten die folgenden Felder automatisch aus:

  • Das Fahrtdatum wird in das Feld "Leistungsdatum" übertragen.

  • Bei der Fahrtstrecke werden die Adressen aus dem Auftrag übertragen. Wurden im Auftrag mehr als 2 Adressen hinterlegt, wird die erste und letzte Adresse übernommen.

    Von Hand geschriebene Adressen (wie z. B. Krankenhaus, Wiesenstraße, 59269 Beckum) können hier leider nicht, da die DTA eine eindeutige Unterteilung nach Straße PLZ und Ort unterteilt und TARIS hier nicht entscheiden kann, welcher dieser Einträge die Straße ist.
  • Bei der Entfernung werden die gefahrenen Kilometer aus dem AUftrag übernommen.
  • Die Wartezeit in der Erfassung wird mit der Wartezeit aus dem Auftrag gefüllt.
  • Ist im Auftrag eine Anzahlung enthalten, wird diese in das Feld "Eigenanteil" übernommen.

  • Sobald ein Tarifwerk ausgewählt wird, prüft TARIS Krankenfahrten,

    • ob das Tarifwerk einen Tarif mit "Variabler Einzelpreis" enthält und trägt den Preis aus dem Auftrag in das Feld "Preiseingabe" in der Erfassung ein.
    • ob die im Auftrag gesetzten Optionen mit einem Zuschlag verknüpfts sind. Ist dies der Fall, wird der Zuschlag automatisch ausgewählt.
  • Fahrzeug, Fahrer und Unternehmer werden automatisch in die Erfassung übernommen.

Weiterführende Informationen

Informationen zur allgemeinen Bedienung von TARIS finden Sie unter "Allgemeine Bedieninformationen".

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